¶ SPOLOČNOSŤ
Je základnou a hierarchicky najvyššou inštanciou v systéme.
Nastavenia pre detail spoločnosti majú priamy vplyv na všetky vytvorené organizačné jednotky.
¶ Funkcie a nastavenia
¶ Odstránenie starej rezervácie po X hodinách
Táto funkcia zabezpečí, automatické odstránenie nevyužitej rezervácie (klient si vozidlo neprevzal). Čas v hodinách určuje dobu po akej sa rezervácia (aj jej vrátenie) automaticky vymaže z Denného rozpisu.
¶ Odstrániť úlohu pristavenia pri odstraňovaní starých rezervácií
To či bude vymazaná aj nezrealizovaná rezervácia s pristavením môžete editovať v tejto funkcii.
Ak zvolíte NIE, každá nezrealizovaná rezervácia s pristavením v systéme ostane a bude naďalej dostupná k nahliadnutiu. V prípade, že zvolíte ÁNO, systém po uplynutí času, ktorý ste nastavili vyššie automaticky rezerváciu z denného rozpisu vymaže.
¶ Tolerancia v hodinách pri vrátení vozidla
Pri spracovávaní štatistík bude systém pracovať s toleranciou, ktorú uvediete v nastaveniach spoločnosti. Jedná sa o časový údaj, pri ktorom nebude účtovaný ďalší deň prenájmu. Systém pracuje s informáciu, že jeden deň prenájmu je 24 + tolerancia.
¶ Časová náročnosť úloh
Pri vytváraní rezervácie s pristavením alebo odstavením (pick up) má užívateľ možnosť priradiť tejto rezervácii časovú náročnosť (rôznu pre Pristavenie a Prevzatie). Časová náročnosť určuje koľko tzv. „slotov“ v dennom rozpise uvedený úkon zaberie.
¶ PickUP farba
Pomáha lepšej orientácii v úlohách denného rozpisu. Pri jej nastavení sa uistite, že vybraná farba sa nepoužíva už pri niektorej z pobočiek.
¶ ORGANIZAČNÉ JEDNOTKY
- Samostatná entita
- Vlastné konfiguračné možnosti
- Samostatný vozový park
- Vlastné štatistiky
Možnosť vytvoriť viacero organizačných jednotiek, každá z nich pri tom môže mať iné vlastnosti a podmienky.
Pod organizačnými jednotkami sú spravované kalendáre.
Organizačnú jednotku tvoria pobočky, flotila, užívatelia
Pri vytváraní Organizačnej jednotky zadávame okrem pomenovania aj parametre, ktoré majú vplyv na príjem rezervácii a prácu operatívneho tímu.
¶ Maximálny počet úloh agentov
Denný rozpis obsahuje úlohy, ktoré sa týkajú pobočky – teda agentov alebo operatívneho tímu šoférov, ktorí zabezpečujú pickup vozidiel
V editore max počet úloh agentov nastavujeme maximálny možný počet úloh pre pobočku v danú polhodinu (tzv. slot). Systém po naplnení polhodinového slotu nedovolí vytvoriť žiadnu ďalšiu úlohu pre danú pobočku.
¶ Maximálny počet úloh šoférov
Rovnako ako v prípade práce agentov na pobočke, tak aj operatívny tím má svoje limit, ktoré je možné editovať v týchto nastaveniach Organizačnej jednotky.
¶ Ochranné pásmo zmluvy
Proces ukončenia prenájmu si vyžaduje určité časové obdobie, počas ktorého nie je možné vozidlo prenajať. Ochranné pásmo zmluvy pokrýva tento časový úsek a zamedzuje vytvoreniu rezervácie.
¶ Ochranné pásmo servisu
Každé vozidlo po uplynutí doby rezervácie v servise má tzv. ochranné pásmo, kedy nie je možné vykonať rezerváciu alebo zmluvu.
¶ Fleet email
Zadajte email, ktorý slúži na evidenciu poškodení. Každé nové poškodenie na vozidle patriacom do danej Organizačnej jednotky bude automaticky zaslané ako email na túto adresu.
¶ Poslať Customer Survey
Možnosť aktivovať/deaktivovať automatické zasielanie dotazníka spokojnosti po prenájme. Viac o dotazníku spokojnosti nájdete v sekcii Customer Survey.
¶ POUŽÍVATELIA
Pre správu systému je potrebne vytvoriť užívateľské kontá pre personál, podľa štruktúry v spoločnosti.
Každý užívateľ je zaradený pod konkrétnu Organizačnú jednotu, avšak môže mať prístup aj k iným organizačným jednotkám.
To aké práva a možnosti editácie majú jednotlivý používatelia je určené priradenou Rolou používateľa.
¶ Rola používateľov
¶ Admin
Spravuje a edituje systém, vytvára organizačné jednotky, pobočky, užívateľov, kategórie vozidiel. Má k dispozícii Prehľad poškodení, zoznam kategórii, qr kódy, import vozidiel, hromadné vyradenie, prehľad udalosti, kategórie príslušenstva, b2b sekciu, Customer Survey.
¶ Manažér
Má k dispozícii Prehľad poškodení, zoznam kategórii, qr kódy, import vozidiel, hromadné vyradenie, prehľad udalosti, kategórie príslušenstva, b2b sekciu, Customer Survey.
Nemá prístup k funkciám: Editovanie Používateľov, Spočločnosti, Organizačnej jednotky alebo pobočky.
¶ Agent
Pracuje s rezervačným systémom: zmluva out/in, , vytvorenie rezervácie, rezervácia out
¶ Šofér
Pracuje s rezervačným systémom: zmluva out/in, transfer out/in, príprava out/in. Nemá k dispozícii funkcie Odstránenie, Plánovať servis, Štatistiky, Customer Survey, editovanie vozidiel.
¶ API
Slúži iba pre vytvorenie rezervácie z externých rezervačných systémov (napríklad web), nedokáže sa prihlásiť do systému.
¶ POBOČKY
Sú konkrétne predajné miesta, sklady, respektíve stanovištia, ktoré slúžia k dočasnému parkovaniu vozidiel.
Každá pobočka patrí pod konkrétnu Organizačnú jednotku a tak preberá jej konfigurácie. Pri jednotlivých pobočkách je možné nastaviť individuálnu otváraciu dobu, sviatky a farbu – podľa, ktorej budú všetky úlohy patriace tejto pobočke evidované v Dennom rozpise.
Rôzne farby pobočiek uľahčia prehľadnosť v Dennom rozpise užívateľom, ktorí majú priradené viaceré pobočky alebo organizačné jednotky.
Každá pobočka má možnosť pracovať s flotilou v rámci Regiónu.
Región je funkcia, ktorá umožňuje prepájať vozový park medzi jednotlivými pobočkami. Regióny si vytvoríme v Nastaveniach.
V nastaveniach pobočiek priradíme vybraný región a nastavíme možnosť Použi autá z regiónu, takáto pobočka má možnosť prenajať vozidla zo všetkých pobočiek, ktoré sú v Regióne. V prípade, že máme pobočku, ktorej flotilu chceme zdieľať na iných pobočkách, ale na tejto pobočke chceme prenajímať iba vozidlá, ktorá sú práve na nej deaktivujeme Používanie áut z regiónu.
V jednom Regióne môže byť viacero pobočiek, tie navzájom vedia zdieľať flotilu, t.z. že pobočka A vie prenajať aj vozidlá, ktoré sú práve na pobočke B alebo C. Ak však nechceme aby Pobočka C mala možnosť prenajímať vozidlá z pobočky A, B môžeme v nastaveniach pobočky vypnúť používanie vozidiel z regiónu. Stále tak ostane možnosť ostatným pobočkám v regióne prenajímať auta z pobočky C, ale pobočka C bude mať na prenájom k dispozícii, už len vozidlá, ktorá sú na tejto pobočke.
¶ KATEGÓRIE VOZIDIEL
Rôznorodosť a pestrosť ponuky vozidiel si vyžaduje prehľadné prostredie, v ktorom sa budú orientovať všetci užívatelia systému.
Nástroj kategórii vytvorí prehľadný a systematický zoznam ponúkaných produktov, ktorý tvorí jednu z kľúčových zložiek celého systému Camasys.
Kategórie sú vytvárané jednotlivo podľa konkrétnych typov vozidiel. Ak máme vo flotile v jednej kategórii viacero modelov alebo motorizácii, môžeme vytvoriť pre každý takýto model individuálnu kategóriu. Externé označenie kategórie vozidiel ich dokáže spojiť v jednu skupinu, tak sa zachová logika používaná pri cenový ponukách alebo rezerváciách.
Pri vytváraní kategórie zadávame aj typ karosérie, podľa toho sa generuje silueta vozidla pre zaznačenie poškodení.
Každá kategória vozidla obsahuje:
- Meno
Podrobný popis – názov vozidla. Napríklad: Renault Clio hatchback MT benzín - Interný kód
Označenie externého kódu + číslo pri kategóriách, ktoré majú v skupine viac ako jeden model. Napríklad A1 - Externý kód
Označenie, zväčša používané v cenníkoch a rezervačných weboch a formulároch. - Profitabilita
Údaj potrebný pre sledovanie štatistík. Zapíšeme indexovanú sadzbu pre uvedenú kategóriu. - Organizačnú jednotku
Primárna organizačná jednotka, pre ktorú bola kategória vytvorená. - Aktivácia/deaktivácia
V prípade potreby vieme každú kategóriu deaktivovať alebo opäť aktivovať. - Fotografia
Pre potreby B2B rozhrania je potrebné ku každej kategórii priradiť ilustračnú fotku, ktorá bude danú kategóriu reprezentovať v ponuke B2B rozhrania. Dbajte na to, aby boli obrázky vozidiel podobné, perspektíva, farba, kvalita, rozmer.
¶ IMPORT VOZIDIEL
K importu vozidiel slúži sample – tabuľka, ktorá je dostupná k stiahnutiu priamo v Camasys-e v sekcii Import vozidiel. Importované vozidlá majú presný dátum ich vyradenia, s tým súvisí funkcia automatického vyraďovania, voľné vozidlá sa automatický vyradia avšak vozidlá, ktoré sú v čase vyradenia na prenájme systém nevyradí automaticky, ale zašle na email Organizačnej jednotky správu obsahujúcu zoznam týchto vozidiel.
V sample tabuľke pre import vozidiel je potrebné vyplniť tieto údaje:
Organizačná jednotka: vyberte jednu z existujúcich org. jednotiek, kam chcete vozidlo priradiť
Plánované vyradenie: dátum vyradenia vozidla vo formáte DD.MM.RR
ŠPZ: napríklad BL-821NN
Externý kód
Diaľničná známka: napríklad 2019
Výrobca: napríklad Audi
Model: napríklad A3
VIN: zadáme VIN karosérie vozidla
Motorizácia: napríklad 2,0
Palivo: napríklad DIESEL
Počet dverí: napríklad 5
Výkon: napríklad 200
ID Pobočky: údaj z menu Pobočky
Pobočku: napríklad BA_Lease
Import vozidiel má okrem nahrávania aj funkciu úpravy už nahratých vozidiel.
Pri úprave je potrebné vyplniť ID vozidiel, aby sa upravovali len požadované vozidlá.
¶ CUSTOMER SURVEY
Dotazník spokojnosti zákazníkov, ktorý tvorí skupina otázok je vyhodnocovaný podľa rôznych kritérií a parametrov. Každá kampaň je časovo ohraničená. Administrátor má možnosť vytvárať rôzne kampane na určité obdobie. Zasielanie dotazníka je editované v každej rezervácii, alebo plošne pri jednotlivých organizačných jednotkách. Na výber je okrem toho aj jazyková mutácia.
Výsledky je možné vyhodnocovať individuálne pre Pobočky, Kategórie vozidiel alebo rôzne Role používateľov.